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¿Cómo funciona una inspección de trabajo?

La inspección del trabajo es un procedimiento fundamental para garantizar el respeto de los derechos de los trabajadores, pero no todas las empresas saben cómo gestionar la llegada de los funcionarios de la ITSS (Inspección de Trabajo y Seguridad Social).

Este artículo es ideal para ti si eres empresario y quieres aprender cómo actuar en caso de una inspección de la ITSS. Además, te puede servir también para entender cómo evitar denuncias y sanciones y cómo desarrollar una compañía lo más atenta posible al entorno empresarial.

Muchas empresas no están preparadas frente a una inspección de trabajo de la ITSS, por ende, este artículo es ideal para aclarar las dudas y dejar las preocupaciones

¿Qué es una inspección de trabajo?

Las inspecciones de trabajo son esencialmente actividades de control para garantizar el cumplimiento de la normativa dentro de las empresas. Las inspecciones son realizadas por organismos específicos Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) y tienen como objetivo verificar que los derechos de los trabajadores estén correctamente protegidos, garantizando que el empresario cumpla con todas las normas necesarias.

Las inspecciones constan de tres fases principales: una fase de identificación, un examen de la documentación de la empresa y finalmente una inspección del material para verificar la seguridad en los ambientes de trabajo.

Servicios de Inspección de Trabajo y Seguridad Social

La ITSS, como se ha mencionado, desempeña las funciones de supervisión y control del lugar de trabajo. Por tanto, en cada región y provincia existen oficinas territoriales de la ITSS.

De todas formas, por lo general, los inspectores del trabajo se ocupan de todo lo relativo a:

  • la aplicación de las prestaciones de seguridad social y bienestar de los trabajadores;

  • la correcta aplicación de los contratos de trabajo (como, por ejemplo, verificar que no exista la condición de trabajo ilegal);

Causas más comunes de la inspección de trabajo

Normalmente, se suele pensar que las inspecciones se solicitan por los propios trabajadores en caso de explotación y situaciones de ilegalidad. Sin embargo, las causas son diferentes y no necesariamente están determinadas por un informe de un trabajador.

Una inspección puede ocurrir como resultado de controles aleatorios en el territorio o en un sector específico de empresas, iniciativa independiente de la ITSS o intervención de los sindicatos, debido a denuncias del trabajador individual (por ejemplo por trabajo ilegal), además de accidentes o lesiones de un trabajador

Cabe subrayar que, cuando la verificación sea solicitada por el trabajador o el sindicato, la Inspección deberá intentar la conciliación entre la empresa y el trabajador antes de realizar la verificación. Si las partes llegan a un acuerdo, la inspección no se produce y el empleador solo estará obligado a pagar las sumas acordadas y las cotizaciones a la seguridad social.

Obviamente, para que se active una inspección de trabajo, existen unas cuantas infracciones y faltas que las empresas cumplen.

En la página web oficial de los servicios de inspección y seguridad laboral se explicitan dos tipos de infracciones administrativas principales: infracciones laborales e infracciones en materia de Seguridad Social.

Además, hay que tener en cuenta también las “infracciones en movimientos migratorios y trabajo de extranjeros, en sociedades cooperativas e infracciones por obstrucción a la labor inspectora, incluyendo acciones que dificultan o impiden la función de vigilancia y control de los inspectores del orden social“.

Concretamente, entre las denuncias más comunes, se destacan: contratos temporales y de prácticas (la ITSS comprueba que no se haya superado la validez); riesgos laborales (para comprobar el cumplimiento de las medidas de prevención de los mismos); registro horario (es importante que las empresas paguen una remuneración adecuada por las horas trabajas)…

¿Cómo funciona una inspección?

La inspección del trabajo se puede dividir en tres fases principales: una fase de identificación, una verificación de la documentación y una inspección del lugar de trabajo.

Cabe destacar que los inspectores de trabajo pueden presentarse en la sede de una empresa en cualquier momento, sin previo aviso, pero será necesario mostrar su documento de identidad tanto al empleador como a los trabajadores.

La ITSS se ocupa de controlar y gestionar los derechos de los trabajadores frente a explotación o incumplimiento de las leyes
Imagen de Drazen ZIgic en Freepik


Sin posibilidad de reconocimiento, el dueño de la empresa tiene derecho a oponerse a la inspección. Además, los inspectores deben informarle de la posibilidad de ser asistido por un profesional (abogado o asesor laboral) y brindarle toda la información útil en materia de derecho laboral, respondiendo cualquier duda. Si él no está presente cuando llegan los funcionarios, se les puede pedir que esperen su llegada, siempre que ocurra rápidamente y sin demostrar malas intenciones como querer ganar tiempo.


Pero, ¿qué ocurre exactamente durante una inspección del lugar de trabajo?


Identificación de los trabajadores presentes y recogida de declaraciones

En esta primera fase se identifica a todos los trabajadores presentes en la empresa en el momento de la llegada de los funcionarios de la ITSS.

Los trabajadores podrán ser entrevistados, sobre todo relativamente a la protección de sus derechos como trabajadores (la ITSS verifica la existencia de un contrato de trabajo, la remuneración recibida, la prestación de las prestaciones de la Seguridad Social y el respeto del horario de trabajo del empleado).

La entrevista se realizará sin la presencia del empresario y las declaraciones de los entrevistados estarán cubiertas por el anonimato.

Examen de documentación

En una segunda fase, el personal inspector puede solicitar examinar toda la documentación de la empresa en poder del empresario. Se podrá solicitar toda la documentación contractual, de Seguridad Social y de seguros relativa a los empleados contratados por la empresa. Esta fase también es útil para verificar la veracidad de las declaraciones realizadas.

Concretamente, entre la documentación a presentar pueden figurar: notificaciones de apertura, horario y calendario de trabajo, formulario de alta y justificante de pago de cotizaciones, recibos de salario, resumen de las horas extraordinarias, registros contables, declaración de retención del IRPF, documentación asociada con riesgos laborales, contratos comerciales, etc.

Inspección física de ambientes de trabajo

Finalmente, los Inspectores de trabajo podrán realizar una inspección para verificar el cumplimiento de la normativa en materia de seguridad y salud en el trabajo. Se trata de una inspección real de los entornos en los que los empleados desarrollan su trabajo, con el objetivo de garantizar que todas las maquinarias y equipos estén en funcionamiento y, de conformidad con lo dispuesto en el Decreto Ley. También se examinan los protocolos de seguridad (vías de evacuación, presencia de extintores, etc.).

¿Qué sanciones se podrían aplicar a las empresas?

Por lo general, se puede admitir que las sanciones se dividen en tres categorías principales:

  • Multas pecuniarias

  • Pérdida automática de ayudas y beneficios

  • Pérdida temporal de pensión o prestaciones

Sanciones y responsabilidades de los emprendedores frente a incumplimiento de las normativas establecidas por la ITSS


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¿A qué sanciones puede arriesgarse el empresario?

Cabe destacar que, sobre todo por lo que concierne el nivel económico, las faltas que pueden ocurrir son de tres tipos: leves, graves y muy graves. Por supuesto, en función de su gravedad, se generan diferentes tipologías de sanciones y multas.

  • Faltas leves (también existen diferentes niveles): en grado mínimo se pide entre 70 y 150 euros; en grado medio se habla de una cuantía entre 151 y 370 euros; y en grado máximo se puede llegar hasta 750 euros.

  • Graves: las categorías se fijan entre 751, 1500, 3751 y 7500 euros.

  • Muy graves: las multas puede partir desde 7501 euros hasta 225.081 euros. Para dar un ejemplo concreto, las sanciones pecuniarias por un empleado en negro (es decir, sin registrar con un contrato) es una falta muy grave y punible con multas entre los 3126 euros y los 10.000 euros.

Todas las infracciones se sancionan con multas y denuncias formales ante el magistrado. Generalmente, se da un plazo de 30 días para corregir las irregularidades encontradas. Si las rectificaciones se realizan dentro de este plazo, se archiva la denuncia; en caso contrario, el proceso judicial continúa con las consecuencias correspondientes.

Nuestras recomendaciones

La Inspección de Trabajo y Seguridad Social asegura el cumplimiento de normativas laborales y de seguridad, protegiendo los derechos de los trabajadores y promoviendo condiciones laborales seguras. Sin embargo, puede ser una verdadera pesadilla desde la perspectiva de los empresarios, con lo cual, a continuación hemos destacado un par de consejos útiles para estar preparados frente a eventuales visitas de la ITSS.

Primero, es fundamental que los empresarios conozcan y comprendan las leyes laborales pertinentes a su sector y tipo de negocio, así como sus responsabilidades en áreas, como contratos, condiciones laborales y seguridad ocupacional. Dicho de otra forma, ante una inspección, es importante prepararse revisando minuciosamente las prácticas laborales y designando a un responsable para colaborar con los inspectores durante su visita.

Secundariamente, los jefes deberían mantener registros detallados y actualizados de todos los aspectos relacionados con el empleo y establecer políticas internas claras y transparentes sobre empleo y seguridad laboral, asegurándose de que todos los empleados estén informados y capacitados al respecto.

Finalmente, es crucial cumplir con todas las normativas de seguridad y salud ocupacional en el lugar de trabajo, realizando evaluaciones de riesgos y tomando medidas para mitigar cualquier riesgo identificado.

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